Sommerfest: sådan planlægger I den perfekte firmasommerfest

Den perfekte firmasommerfest planlægges typisk 2-3 måneder i forvejen, holdes udenfor eller i telt for at stå imod dansk sommervejr, og har et fast budget på 300-800 kr pr. medarbejder for en enkel udgave. Herunder får I en konkret tjekliste, tema-idéer og musikvalg, så festen går fra idé til dansegulv uden panik i sidste uge.

Tjekliste: fra dato til dansegulv

Jo tidligere I lægger datoen, jo bedre valg har I af lokale og leverandører — juni til august er højsæson, og gode steder på Sjælland og i København bliver booket op i god tid.

Hvornår	Opgave
2-3 måneder før	Fastlæg dato, book lokale/telt og send “save the date” til medarbejderne
6-8 uger før	Book mad, drikke og musik/DJ — populære datoer i højsæsonen bliver udsolgt
4 uger før	Send officiel invitation med tidsplan, dresscode og evt. tema
2 uger før	Bekræft gæsteantal med leverandørerne, planlæg taler og eventuelle indslag
1 uge før	Tjek vejrudsigt og backup-plan for regn, gennemgå tidsplan med alle leverandører
Festdagen	Opsætning, velkomst, mad, taler, dansegulv — og en fast kontaktperson, der styrer tiden

En simpel huskeregel: jo mere I lægger fast på papir 2 uger før, jo mindre skal I improvisere på selve dagen.

Hvad skal med på gæstelisten og i budgettet?

Ud over medarbejdere er det værd at overveje, om partnere eller børn skal med — det ændrer markant på både mad, aktiviteter og stemning. En fest kun for kolleger kan lægge mere vægt på dansegulv og sen aften, mens en fest med familie ofte lægger tyngden tidligere med aktiviteter og en roligere afslutning.

Tema-idéer til sommerfesten

Et tema behøver ikke koste ekstra for at løfte stemningen — det handler mest om at være tydeligt i pynt, dresscode og gerne lidt i menuen. Nogle af de temaer, der fungerer godt til firmasommerfester:

• Hvid eller farve-tema — nem dresscode, ser flot ud på fotos, og alle kan finde noget i garderoben
• Tropisk/sommerfestival — foodtrucks, farverige drinks og udendørs dansegulv med lys i træerne
• Retro-sommer — 70’er/80’er-stemning med tilhørende musik og pynt, som også giver dansegulvet et tema at spille efter
• Grillfest de luxe — afslappet stemning med god mad i centrum, oplagt til mindre virksomheder eller teams
• Casino/underholdningsaften — kombinér sommerfesten med et aktivitetsindslag, hvis I vil have mere end bare mad og musik

Skal I bruge inspiration til underholdning ud over musikken, har vi samlet flere idéer i guiden til underholdning til firmafest. Holder I i stedet en privat havefest og ikke en firmafest, har vi en separat gennemgang af havefest-idéer, der passer bedre til den vinkel.

Musik der matcher stemningen udenfor

Musikken udendørs skal typisk løse to opgaver: den skal fungere som baggrund under mad og taler, og den skal kunne skrue op, når dansegulvet åbner. Det kræver anlæg, der er tilpasset lokalet eller teltet — for meget bas i det fri forsvinder, mens for lidt lyd drukner i snak og vind.

Vi kommer med lyd og lys tilpasset stedet, uanset om festen holdes i telt, have eller festlokale, og styrer overgangen fra stille baggrundsmusik til fuldt dansegulv, så I ikke selv skal tænke på det. Skal I bruge konkrete sange til spillelisten, kan I finde inspiration i vores kommende oversigt med sange til firmafest.

Skal firmaet booke DJ til firmafest, starter vores pakker ved 5.495 kr for Basis (4 timer), 6.495 kr for Plus (4 timer) og 8.995 kr for Premium (5 timer) — alle med DJ, lyd og lys inkluderet. Patrick er jeres faste kontaktperson fra første besked til sidste nummer, og I kan altid få et hurtigt overslag med prisberegneren på forsiden.

Skal festen holdes inde eller ude?

De fleste firmasommerfester på Sjælland og i København lander på en kombination: udeservering og hygge tidligt på aftenen, og et dansegulv indenfor eller i telt senere, når det køligere sommervejr eller en pludselig byge gør sig gældende. Et telt med sider, der kan lukkes, er den mest robuste løsning — så I ikke risikerer, at festen må flyttes i sidste øjeblik.

Ofte stillede spørgsmål om sommerfest for firmaet

Hvornår skal man begynde at planlægge firmaets sommerfest? Regn med at gå i gang 2-3 måneder før, hvis I vil have frit valg af lokale og leverandører. Populære datoer i juni-august bliver booket hurtigt op, så en DJ, et telt eller et festlokale kan være udsolgt, hvis I venter for længe.

Hvad koster en firmasommerfest pr. medarbejder? Det spænder typisk fra 300-800 kr pr. medarbejder for en enkel eftermiddagsfest med mad og musik, til 1.000-1.500 kr eller mere, hvis der er overnatning, aktiviteter eller en større menu med. Musik og DJ er ofte en fast pris uafhængig af gæsteantal.

Skal man holde firmasommerfesten inde eller ude? De fleste holder den udenfor eller i en kombination — udeservering og dansegulv indenfor eller i telt, hvis vejret driller. Et telt eller en overdækning er den sikreste løsning i dansk sommervejr, så festen ikke afhænger af, om det regner.

Hvor lang tid skal en DJ bookes til en sommerfest? De fleste firmasommerfester booker DJ i 4-5 timer, som dækker resten af aftenen fra middagen slutter til dansegulvet lukker. Vores Basis- og Plus-pakker dækker 4 timer, mens Premium giver 5 timer med lyd og lys tilpasset lokalet.

Hvad er et godt tema til en sommerfest for firmaet? Simple temaer fungerer bedst til firmafester, fordi de er lette at gennemføre for alle — for eksempel hvid/farve-tema, tropisk, retro-sommer eller en festival-stemning med foodtrucks og udendørs dansegulv. Et tema behøver ikke være dyrt for at virke, bare synligt i pynt og gerne dresscode.