Tjekliste: sådan planlægger du firmafesten med DJ

Er du den, der har fået opgaven “sørg lige for firmafesten”, er det sjældent musikken, der driller. Det er tidsplanen, talerne og fakturaen. Her er den tjekliste, vi ville ønske alle fik i hånden, når de skal planlægge en firmafest med DJ — uanset hvem der ender med at stå ved pulten.

Skal du bare bruge priser og en dato, ligger det på DJ til firmafest på Sjælland.

1. Beslut de fire ting, alt andet hænger på

Før du kan booke noget som helst, skal fire ting være på plads. Får du dem afklaret i første omgang, sparer du typisk to-tre mailrunder senere:

• Datoen. Er den fastlåst af et bestyrelsesmøde eller en kvartalsafslutning, så sig det højt fra start. Så ved alle, at der ikke er en plan B.
• Lokalet. Kontorets kantine, et lejet lokale eller en sal? Størrelsen afgør, hvor meget udstyr der skal med, og om der overhovedet er plads til et dansegulv.
• Antal gæster. 40 kolleger og 150 kolleger er to forskellige aftener — både for lyden og for stemningen.
• Sluttidspunktet. Mange lokaler har en fast grænse for, hvornår musikken skal stoppe. Tjek det, før du aftaler spilletid med nogen.

2. Læg tidsplanen sammen med cateringen

Den mest almindelige faldgrube ved firmafester er, at maden og musikken ikke er afstemt. Køkkenet serverer hovedretten, mens dansen lige var kommet i gang — eller omvendt, gæsterne sidder og venter i 40 minutter uden at der sker noget.

Skriv en kort tidsplan ned og send den til både køkken og DJ:

1. Gæster ankommer og får en velkomstdrink
2. Middagen serveres
3. Eventuel tale eller prisuddeling
4. Kaffen — og dansen åbner

Så ved DJ’en præcis, hvornår der skal ligge baggrundsmusik, og hvornår der skal skrues op. At programmet skrider, er reglen snarere end undtagelsen, og en erfaren DJ er vant til at følge med. Men det kræver, at der var en plan at afvige fra.

3. Afklar taler, mikrofon og AV

Skal en direktør, afdelingsleder eller kollega sige noget, skal det aftales på forhånd. Ellers står I med en tale, der ikke kan høres i den anden ende af salen.

• Hvor mange skal tale, og cirka hvor længe?
• Skal mikrofonen stå fast ved en talerstol, eller skal den kunne gives videre?
• Skal der vises en video eller afspilles et lydklip undervejs?

Trådløs mikrofon er typisk inkluderet i de større pakker. Skal du bruge den i en mindre pakke, så sig til i god tid, så den kan rigges op sammen med resten af anlægget.

4. Få faktura og bilag på plads med det samme

Det her er den del, der oftest trækker ud, fordi den ligger et andet sted i huset end festudvalget. Hav oplysningerne klar, allerede når du booker:

• Virksomhedens fulde navn og CVR-nummer
• EAN-nummer, hvis I fakturerer via det offentlige eller et større selskabssystem
• Kontaktperson og e-mail til fakturering — det behøver ikke være dig, der planlægger festen

Bed om at få det skrevet ind i aftalen. Så slipper du for at jagte en faktura, der er udstedt til den forkerte enhed, ugen efter festen.

5. Få en skriftlig aftale, før du melder festen ud

Når datoen er meldt ud til hele huset, kan den ikke flyttes. Derfor er det værd at have en aftale på skrift med:

• Dato, adresse og starttidspunkt
• Hvilken pakke der er booket, og hvad den indeholder
• Eventuelt transporttillæg, hvis lokationen ligger langt væk
• Hvad der sker, hvis festen må rykkes

Hvad skal der sættes af i budgettet?

Prisen afhænger af spilletid, udstyr og hvor stort lokalet er. Det fulde prisoverblik — med spænd, hvad der er inkluderet, og hvad der trækker prisen op og ned — står i vores guide til hvad en DJ koster.

Skal du have et konkret tal til budgettet for netop jeres dato og gæsteantal, får du det på DJ til firmafest på Sjælland.

Ofte stillede spørgsmål

Kan I fakturere med EAN-nummer? Ja, vi udsteder gerne faktura med EAN-nummer eller almindeligt CVR til virksomheden. Sig bare til, når I booker, så det står korrekt fra start.

Skal vi selv sørge for mikrofon til talerne? Nej. Vores anlæg dækker både musik og tale, og i Premium-pakken er der en trådløs mikrofon med, så en leder eller kollega kan holde en kort tale uden ekstra udstyr.

Hvor tidligt skal vi booke DJ til en firmafest? Der er ingen prisfordel ved at booke tidligt, men de mest populære datoer — særligt fredage i november og december — bliver hurtigt taget. Book gerne et par måneder før, så I er sikre på dagen.

Kan DJ’en tilpasse sig, hvis programmet skrider? Ja. Vi har altid en dialog med jer om tidsplanen på forhånd, og vores DJ’er er vant til, at taler, mad og underholdning kan rykke sig undervejs. Vi følger med, uden at det går ud over stemningen.

Spiller I også firmafester uden for Sjælland? Ja, vi kører gerne ud i resten af landet. Der kan komme et mindre transporttillæg ved kørsel langt fra Sjælland — det oplyser vi altid, før I booker.